Sekretesspolicy

Integritetspolicy

1 Inledning

Vi, Bergman & Beving Aktiebolag (”Bergman & Beving” eller ”vi”), behandlar personuppgifter om personer som besöker och använder våra digitala plattformar och tjänster och som på annat sätt kommer i kontakt med oss. I denna informationspolicy förklarar vi hur vi hanterar dina personuppgifter. Integritetspolicyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan utöva dessa rättigheter när det gäller behandlingen av dina personuppgifter.

2 Vem är personuppgiftsansvarig?

Bergman & Beving är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som samlas in.

Våra kontaktuppgifter finns nedan.

Bergman & Beving Aktiebolag, 556034-8590

Box 10024, SE-100 55 STOCKHOLM

+46 (0)10-454 77 00

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på personuppgifter@bb.se.

3 Personuppgifter vi behandlar om dig

I din kontakt med Bergman & Beving kommer du att lämna vissa uppgifter till oss, såsom ditt namn och dina kontaktuppgifter. Dina personuppgifter har erhållits antingen direkt från dig eller från din arbetsgivare i samband med affärsrelationen mellan oss och din arbetsgivare.

Vi kan också erhålla dina personuppgifter från andra källor. Till exempel erhåller vi aktieägarregister från Euroclear Sweden AB (organisationsnummer 556112-8074) i samband med bolagsstämmor.

4 Syfte och rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter

4.1 Allmänt

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna kommunicera med dig och skicka marknadsföringsmeddelanden till dig. Denna kommunikation omfattar distribution av marknadsföringsmaterial och information om Bergman & Beving (såsom pressmeddelanden, finansiella rapporter, nyhetsbrev och inbjudningar till evenemang och föreläsningar), samt svar på frågor från dig (till exempel när du kontaktar oss eller skickar en förfrågan via formulär på vår webbplats eller via e-post). Behandlingen sker på grundval av en intresseavvägning och vårt berättigade intresse av att tillhandahålla information som du har begärt av oss, upprätthålla en affärsrelation med dig eller din arbetsgivare och/eller tillhandahålla material och/eller kommunicera med dig i din yrkesroll om information och evenemang som vi tror kan vara av intresse för dig. Om du vill ha mer information om hur denna intresseavvägning har genomförts är du välkommen att kontakta oss. Om du har gett ditt samtycke behandlar vi istället dina uppgifter för ovanstående ändamål på grundval av ditt samtycke.

I enlighet med marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 måste börsnoterade företag föra en förteckning över personer som är anställda av företaget, personer som har ett avtalsförhållande med företaget eller personer som på annat sätt (till exempel som motpart i förhandlingar) har tillgång till insiderinformation om företaget. För att uppfylla våra skyldigheter avseende dessa så kallade insiderlistor kommer vi att behandla personuppgifter om sådana personer när det krävs.

På vår webbplats tillhandahåller vi en visselblåsartjänst i enlighet med tillämpliga lagar. Tjänsten gör det möjligt för individer att rapportera misstankar om allvarliga oegentligheter. Du som rapporterande person kan vara helt anonym när du använder tjänsten. När behandling sker baseras den på en intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att visselblåsartjänsten ger möjlighet att rapportera misstänkt allvarlig oegentlighet och utgör en viktig kanal för att säkerställa god bolagsstyrning och upprätthålla kundernas och allmänhetens förtroende. Personuppgifter som rör brott behandlas endast avseende nyckelpersoner eller personer i ledande ställning, i enlighet med Datainspektionens riktlinjer.

I vissa fall är tillhandahållandet av dina personuppgifter ett lagstadgat eller avtalsenligt krav. Om du inte tillhandahåller oss dina personuppgifter kan detta påverka vår förmåga att fullgöra våra skyldigheter gentemot dig och vår skyldighet att följa tillämpliga lagkrav i relation till dig.

4.2 Specifikt för dig som aktieägare eller anställd hos en aktieägare (inklusive aktieägarrepresentanter såsom ombud, assistenter och förvaltare)

Utöver den allmänna informationen i avsnitt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som aktieägare eller anställd hos en aktieägare (inklusive aktieägarrepresentanter såsom ombud, assistenter och förvaltare), i tillämpliga fall, på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet:

För att uppfylla våra skyldigheter att föra en insiderlista över hur du som aktieägare och dina närstående personer handlar med aktier enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014, till exempel om du har en ledande befattning. När uppgifter om dina närstående personer behandlas är du ansvarig för att informera dem via e-post, med en kopia till personuppgifter@bb.se. Informationen måste inkludera denna policy.
För att uppfylla kraven på rapportering och registrering av närstående personer hos Finansinspektionen enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014. När uppgifter om dina närstående personer behandlas är du ansvarig för att informera dem via e-post, med kopia till personuppgifter@bb.se. Informationen måste inkludera denna policy.
För att uppfylla våra övriga skyldigheter som börsnoterat bolag, inklusive upprättande av aktiebok, protokollföring, kallelse till bolagsstämma, upprättande av röstlängd och registrering av rösträtter.
För att uppfylla vår skyldighet att föra bok enligt lagen om redovisning (1999:1078).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter på grundval av en intresseavvägning:

Offentliggörande av information i enlighet med regler och riktlinjer för börsnoterade företag som inte är juridiskt bindande, i syfte att öka transparensen och insynen i vår verksamhet.
Internt och externt offentliggörande av namnen på vissa aktieägare och information om dem i nyhetsartiklar.
Offentliggörande av information om aktieinnehav på webbplatsen.
Offentliggörande av information om medlemmar i nomineringskommittén på webbplatsen.
Utdelning av vinst.

Personuppgifter om dig som anställd hos en aktieägare behandlas i enlighet med avtalet med aktieägaren för administration och fullgörande av vårt avtal med aktieägaren (din arbetsgivare). Bergman & Bevings berättigade intresse är att administrera avtalet och fullgöra våra skyldigheter gentemot aktieägaren (din arbetsgivare).

Offentliggörande på webbplatsen av information från Finansinspektionens register över insideraffärer.

Våra berättigade intressen omfattar publicering av information om Bergman & Beving i enlighet med icke-lagstadgade riktlinjer för börsnoterade bolag, såsom den svenska bolagsstyrningskoden. Vi har också ett berättigat intresse av att kunna kommunicera internt och externt med information som rör Bergman & Beving för att kunna tillhandahålla god service, besvara förfrågningar och underlätta externa kontakter.

Ovanstående bestämmelser i detta avsnitt 4.2 ska, i tillämpliga fall, även gälla för aktieägarrepresentanter såsom ombud, assistenter och förvaltare.

4.3 Specifikt för dig som kund eller anställd hos en kund

Utöver den allmänna informationen i avsnitt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som kund eller anställd hos en kund, i tillämpliga fall, på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder på din begäran innan vi ingår ett avtal:

När du som kund har kontakt med oss och använder våra tjänster och köper våra produkter behandlar vi dina personuppgifter för att administrera och fullgöra vårt avtal med dig.
För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse:
För att uppfylla våra skyldigheter att föra en insiderlista över hur du och dina närstående personer handlar med aktier enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014. När uppgifter om dina närstående personer behandlas är du ansvarig för att informera dem via e-post, med en kopia skickad till personuppgifter@bb.se. Informationen måste inkludera denna policy.
För att uppfylla vår skyldighet att föra bok enligt lagen om redovisning (1999:1078).

Vi behandlar personuppgifter om dig och dina köp med hänsyn till våra skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning om försäljning och konsumentförsäljning.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter på grundval av en intresseavvägning:

Personuppgifter som rör dig som anställd hos en kund behandlas i enlighet med avtalet med kunden för administration och fullgörande av vårt avtal med vår kund (din arbetsgivare). Bergman & Bevings berättigade intresse är att administrera avtalet och fullgöra våra skyldigheter gentemot vår kund (din arbetsgivare).

4.4 Specifically for you as an employee of a supplier

4.4.1 Allmänt

Utöver den allmänna informationen i avsnitt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som anställd hos en leverantör, i tillämpliga fall, på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet:

För att uppfylla våra skyldigheter att föra en insiderlista över hur du och dina närstående personer handlar med aktier enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014. När uppgifter om dina närstående personer behandlas är du ansvarig för att informera dem via e-post, med en kopia skickad till personuppgifter@bb.se. Informationen måste inkludera denna policy.
För att uppfylla vår skyldighet att föra bok enligt lagen om redovisning (1999:1078).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter på grundval av en intresseavvägning:

Personuppgifter om dig som anställd hos en leverantör behandlas i enlighet med avtalet med leverantören för administration och fullgörande av avtalsförhållandet. Vårt berättigade intresse är att administrera avtalet och fullgöra våra skyldigheter gentemot vår leverantör (din arbetsgivare).

4.4.2 Specifikt för dig som anställd på vår revisionsbyrå

Utöver den allmänna informationen i avsnitten 4.1 och 4.4.1 behandlar vi dina personuppgifter som anställd hos vårt revisionsbolag, i tillämpliga fall, på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att uppfylla en rättslig förpliktelse:

För att uppfylla våra övriga skyldigheter som börsnoterat bolag, inklusive hantering av anmärkningar, upprättande av årsredovisning, upprättande av revisionsberättelse, registrering av revisor hos myndigheter, protokollföring och andra ändamål som föreskrivs i lag, inklusive aktiebolagslagen (2005:551).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter på grundval av en intresseavvägning:

Intern och extern publicering av revisorns namn. Vårt berättigade intresse är att öka transparensen och insynen i vår verksamhet.

4.5 Speciellt för dig som analytiker

Utöver den allmänna informationen i avsnitt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som analytiker, i tillämpliga fall, på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter på grundval av en intresseavvägning:

Intern och extern publicering av analytikers namn. Våra berättigade intressen är att publicera information om företaget i enlighet med icke-lagstadgade riktlinjer för börsnoterade företag, såsom den svenska bolagsstyrningskoden, för att skapa transparens och insyn i vår verksamhet samt för att tillhandahålla information om den granskning som Bergman & Beving är föremål för.

5 Med vem kan vi dela dina personuppgifter?

De personuppgifter som samlas in kan överföras till systemleverantörer, löneadministratörer, banker, revisorer, försäkringsmäklare, försäkringsbolag, pensionsadministratörer och andra leverantörer som tillhandahåller tjänster till företaget. Dessa mottagare agerar som personuppgiftsbiträden och har endast rätt att behandla dina personuppgifter på uppdrag av Bergman & Beving i samband med utförandet av tjänster för Bergman & Beving, såsom att leverera en beställd produkt till dig. Bergman & Beving vidtar alla rimliga juridiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett säkert sätt och med tillräcklig skyddsnivå när de överförs till eller delas med sådana utvalda tredje parter.

Bergman & Beving kan också lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, såsom Finansinspektionen, om det krävs enligt lag. Om hela eller delar av Bergman & Bevings verksamhet avyttras kan Bergman & Beving överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten. Dessa mottagare kommer att agera som oberoende personuppgiftsansvariga för sin egen behandling.

6 Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Vi och våra leverantörer och partners behandlar i allmänhet dina personuppgifter endast inom EU/EES. I de fall där personuppgifter behandlas utanför EU/EES finns antingen ett beslut från Europeiska kommissionen som fastställer att tredjelandet säkerställer en adekvat skyddsnivå, eller så finns lämpliga skyddsåtgärder på plats, såsom standardavtalsklausuler, bindande företagsregler eller Privacy Shield, som säkerställer att dina rättigheter skyddas. Om du vill ha en kopia av de skyddsåtgärder vi har implementerat eller information om var de finns tillgängliga kan du kontakta oss på personuppgifter@bb.se.

7 Hur länge vi lagrar dina personuppgifter

7.1 Allmänt

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är tillåtet enligt tillämpliga lagar, förordningar, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som behandlas i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas i allmänhet så länge som det är nödvändigt för att administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter gentemot dig. För att uppfylla lagkrav, om du har gett ditt samtycke eller om vi har rätt att göra det på grundval av en intresseavvägning, kan vi dock behålla dina personuppgifter under en längre period enligt nedan.

Personuppgifter som behandlas för att uppfylla skyldigheten att föra insiderregister enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 behandlas i enlighet med förordningen och allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).
Personuppgifter som behandlas på grundval av samtycke lagras tills du återkallar ditt samtycke.
Personuppgifter som behandlas på grundval av en intresseavvägning i syfte att kommunicera med dig eller publicera information om Bergman & Beving och dess verksamhet lagras så länge ärendet pågår eller syftet kvarstår.
Personuppgifter som behandlas på grundval av en intresseavvägning för marknadsföringsändamål lagras i enlighet med tillämplig nationell lagstiftning och praxis och varierar beroende på din relation till Bergman & Beving:
a) om du prenumererar på våra nyhetsbrev behandlas dina uppgifter tills du meddelar oss att du inte längre vill ta emot dem;
b) om du har en kundrelation med oss men inte prenumererar på våra nyhetsbrev behandlas dina uppgifter i högst ett (1) år efter att kundrelationen har upphört eller tills du meddelar oss att du inte längre vill ta emot nyhetsbrev;
c) om du inte är en aktiv kund och inte prenumererar på våra nyhetsbrev behandlas dina uppgifter i högst tre (3) månader eller tills du meddelar oss att du inte längre vill ta emot nyhetsbrev.
Information, bilder och nyheter som publiceras på webbplatsen på grundval av vårt berättigade intresse sparas så länge de har nyhetsvärde och syftet kvarstår, till exempel för att informera allmänheten och investerare.

7.2 Specifikt för dig som aktieägare eller anställd hos en aktieägare (inklusive aktieägarrepresentanter såsom ombud, assistenter och förvaltare)

Utöver de allmänna lagringstider som anges i avsnitt 7.1 lagrar vi dina personuppgifter som aktieägare eller anställd hos en aktieägare, i tillämpliga fall, enligt följande:

Personuppgifter som behandlas för utdelningsbetalningar eller andra ändamål som krävs enligt den svenska bokföringslagen (1999:1078) lagras i sju (7) år.
Behandling för att uppfylla våra skyldigheter att upprätthålla en insiderlista enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i enlighet med förordningen och allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).
Information om dina närstående fysiska och juridiska personer som behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i fem (5) år.

Personuppgifter som rör dig som anställd hos en aktieägare behandlas så länge du är anställd hos aktieägaren och ändamålet med behandlingen kvarstår. Om du upphör att vara kontaktperson eller anställd hos aktieägaren upphör behandlingen så snart vi informeras om detta.

7.3 Specifikt för dig som kund eller anställd hos en kund

Utöver de allmänna lagringstider som anges i avsnitt 7.1 lagrar vi dina personuppgifter som kund eller anställd hos en kund, i tillämpliga fall, enligt följande:

Personuppgifter som behandlas för att fullgöra vårt avtal med dig eller din arbetsgivare lagras i allmänhet så länge som det är nödvändigt för att administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter. Om din anställning hos kunden upphör eller uppdraget avslutas, upphör behandlingen så snart vi informeras om detta. Inaktiva avtal som innehåller dina personuppgifter sparas i tio (10) år i enlighet med allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).
Personuppgifter som behandlas för ändamål som krävs enligt den svenska redovisningslagen (1999:1078) sparas i sju (7) år.
Personuppgifter som rör dig som anställd hos en kund behandlas så länge du är anställd hos kunden och ändamålet kvarstår.
Vissa uppgifter som rör ditt köp behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning om försäljning eller konsumentförsäljning.
Behandling för att uppfylla skyldigheter att upprätthålla en insiderlista enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i enlighet med förordningen och allmänna preskriptionsregler.
Information som rör dina närstående personer som behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i fem (5) år.

7.4 Specifikt för dig som anställd hos en leverantör

7.4.1 Allmänt

Utöver de allmänna lagringstider som anges i avsnitt 7.1 lagrar vi dina personuppgifter som anställd hos en leverantör, i tillämpliga fall, enligt följande:

Personuppgifter som behandlas för att fullgöra vårt avtal med dig eller din arbetsgivare lagras i allmänhet så länge som det är nödvändigt för att administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra skyldigheter. Om din anställning hos leverantören upphör eller uppdraget avslutas kommer behandlingen att upphöra så snart vi informeras om detta. Inaktiva avtal som innehåller dina personuppgifter sparas i tio (10) år i enlighet med allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).
Personuppgifter som behandlas för ändamål som krävs enligt bokföringslagen (1999:1078) sparas i sju (7) år.
Behandling för att fullgöra skyldigheter att upprätthålla en insiderlista enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i enlighet med förordningen och allmänna preskriptionsregler.
Information om dina närstående personer som behandlas för att fullgöra rättsliga skyldigheter enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i fem (5) år.

7.4.2 Specifikt för anställda vid revisionsbyråer

Utöver de allmänna lagringstider som anges i avsnitt 7.1 och avsnitt 7.4.1 lagrar vi dina personuppgifter som anställd hos vårt revisionsbolag, i tillämpliga fall, enligt följande:

Personuppgifter som krävs för att fullgöra våra skyldigheter som börsnoterat bolag, inklusive hantering av anmärkningar, upprättande av årsredovisningar och revisionsberättelser, registrering av revisorer hos myndigheter, protokollföring och andra lagstadgade ändamål, inklusive sådana enligt aktiebolagslagen (2005:551), lagras så länge som krävs enligt lag eller allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).

7.5 Speciellt för dig som analytiker

Utöver de allmänna lagringstider som anges i avsnitt 7.1 lagrar vi dina personuppgifter som analytiker, i tillämpliga fall, enligt följande:

Personuppgifter som rör dig som analytiker behandlas så länge du agerar som analytiker i relation till oss och syftet med behandlingen kvarstår.

8 Säkerhet för personuppgifter

Vi säkerställer en hög säkerhetsnivå för dina personuppgifter och har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring, avslöjande eller förstörelse.

9 Dina rättigheter

I enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om de personuppgifter vi behandlar om dig och att begära rättelse av dina personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du också rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter eller att invända mot vår behandling. Du har också, under vissa förutsättningar, rätt att få ut de personuppgifter som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller delar av det samtycke du har gett till behandling av personuppgifter, med verkan från och med återkallandet. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål.

Om du har några klagomål angående vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen eller annan behörig tillsynsmyndighet.

För att begära tillgång, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta oss på personuppgifter@bb.se.

10 Cookies

10.1 Varför vi använder cookies

Cookies är små textfiler som placeras på din dator eller mobila enhet när du besöker en webbplats. Cookies hjälper våra digitala kanaler att känna igen din enhet och komma ihåg information om ditt besök (t.ex. önskat språk, teckenstorlek och andra inställningar).

10.2 Hur du avvisar användningen av cookies

Du kan avvisa användningen av cookies genom att justera eller välja vissa inställningar i din webbläsare. Observera att detta kan leda till att vissa användbara funktioner går förlorade, såsom personalisering av de digitala kanalerna och ”kom ihåg mig”-funktioner.

PDF

Articles of association.pdf